Làm việc với người Nhật: hãy học từ những điều rất nhỏ

(TBKTSG Online) – Người Nhật vốn nổi tiếng tỉ mỉ, chu đáo trong công việc nhưng đó không phải là những đặc tính bẩm sinh. Nó đến từ sự rèn luyện, tích lũy và điều đó có thể ít nhiều hữu ích cho chúng ta tham khảo.

Cụ thể như chuyện gửi một tập tin (file) excel chia sẻ thông tin công việc qua email. Với nhiều người, đơn giản chỉ cần thể hiện các nội dung báo cáo và gửi email. Thế là xong, không cần quan tâm đến việc canh lề, chỉnh sửa. Nhưng với một nhân viên Nhật, họ sẽ cân chỉnh trang sao cho người tiếp nhận có thể đọc được bản tin dễ dàng nhất, và nếu cần in, chỉ việc bấm nút chứ không cần phải canh chỉnh và các trang cứ thế từ máy in chạy ra mà không hụt đầu này, dư đầu kia.

Câu chuyện trên được bà Nguyễn Thị Ngọc Huệ (*), Trưởng phòng Nhân sự của Công ty Aeon Vietnam, chia sẻ trong buổi nói chuyện về kinh nghiệm “Làm sao để phát triển bản thân trong công ty Nhật” do Vietnam Works phối hợp với Japan Works tổ chức sáng 19-12.

Rõ ràng việc cân chỉnh một văn bản trước khi gửi chẳng phải là điều gì khó khăn, nhưng theo bà Huệ, việc đó cho ta thấy triết lý làm việc luôn nghĩ đến người khác của người Nhật, và đó là một trong những yếu tố quan trọng để làm việc nhóm thành công.

Nếu ai đã từng làm việc cùng người Nhật, hẳn sẽ không lạ khi thỉnh thoảng thấy người Nhật viết ngược lúc ngồi đối diện với người cùng bàn. Tức thay vì viết nội dung cần trao đổi sau đó xoay ngược tờ giấy cho đối tác thì họ có thể viết ngược, từ góc nhìn của mình, để người đối diện có thể dễ dàng nắm bắt ngay nội dung họ muốn truyền đạt. Dĩ nhiên để làm được điều này, người viết cần phải có thời gian rèn luyện.

Trên đây chỉ là hai trong số rất nhiều ví dụ cho thấy sự chu đáo, tỉ mỉ của người Nhật trong công việc. Trước sự tỉ mỉ, đôi khi đến mức chi tiết, một số nhân viên người Việt thường than rằng sếp mình kỹ quá.

Về vấn đề này, bà Huệ cho rằng cách suy nghĩ như vậy vô tình tạo nên một rào cản ngăn nhân viên học được mặt tích cực từ từ người Nhật. Thay vì nghĩ rằng sao sếp Nhật chi tiết quá, hãy hỏi ngược lại, liệu mình có xuề xòa quá không.

Từ chuyện nhỏ, bà Huệ chuyển qua một câu chuyện khác, lớn hơn, đó là việc thăng tiến trong các công ty Nhật. Cụ thể, bà chia sẻ về văn hóa luân chuyển công việc cho nhân viên. Một nhân viên làm việc tại phòng kế toán, một ngày nào đó, có thể chuyển sang làm việc tại phòng marketing, một công việc có tính chất khác hẳn với công việc ban đầu.

“Trước sự luân chuyển này, nhiều bạn nhân viên chúng ta lo sợ về tương lai. Đừng sợ. Đó là điều bình thường, là một phần văn hóa ở công ty Nhật. Đừng sợ. Hãy trải nghiệm và khám phá năng lực của bản thân. Tại sao công ty tin ta mà bản thân ta lại không tin mình? Tại sao công ty cho ta một cơ hội mà ta lại không cho chính mình một cơ hội?” bà Huệ nói.

Cái lợi của việc luân chuyển như thế này, theo bà Huệ, sẽ giúp nhân viên phát triển bản thân, hiểu rõ công việc của từng phòng, ban và khi họ làm ở vị trí cao hơn, những quyết định họ đưa ra sẽ hợp lý hơn, hài hòa hơn trong mối quan hệ tổng thể giữa các phòng, ban và công ty.

“Trước đây, tôi luôn tự hỏi tại sao người Nhật có thể gắn bó với công ty lâu như  vậy, có người gắn bó đến 20 năm, có người thậm chí còn gắn bó trọn đời. Bây giờ làm việc với họ, đứng trước những người sếp của mình, những người mà gần như điều gì cũng biết, tôi đã có câu trả lời và tự thấy rằng mình có nhảy việc chỗ khác cũng vậy thôi. Tại sao mình không học từ sếp – người thầy lớn của mình?” bà Huệ chia sẻ.

Như vậy khi đã luân chuyển qua các phòng, ban và phát triển bản thân, liệu người Việt có thể làm giám đốc điều hành tại các công ty Nhật như Aeon Mall Việt Nam chẳng hạn?

Trao đổi với TBKTSG Online, bà Huệ lấy câu chuyện ở Aeon Mall Malaysia phân tích. Bà nói, sau 30 năm, Aeon Mall Malaysia đã có một giám đốc điều hành là người bản địa, phụ trách hơn 30 trung tâm Aeon Mall tại quốc gia này.

“Việt Nam cũng hoàn toàn tương tự như vậy. Công ty Aeon Mall Nhật Bản muốn có giám đốc điều hành tại Việt Nam là người Việt – người hiểu được cách làm việc của người Nhật và thấu hiểu nhu cầu của khách hàng Việt Nam. Ở Malaysia, cần 30 năm, nhưng với tình hình phát triển như hiện nay tại Việt Nam, tôi nghĩ trong 10 năm nữa Aeon Mall Việt Nam sẽ có một giám đốc điều hành người Việt,” bà Huệ nhận định.